Databehandleraftale
i henhold til artikel 28, stk. 3, i forordning 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) med henblik på databehandlerens behandling af personoplysninger mellem
Partneren
(som nærmere defineret ved din registrering som Partner på app.spiritworld.dk – “Hovedaftalen”)
herefter ”den dataansvarlige”
Spiritworld ApS
herefter ”databehandleren”
der hver især er en ”part” og sammen udgør ”parterne”
HAR AFTALT følgende standardkontraktsbestemmelser (Bestemmelserne) med henblik på at overholde databeskyttelsesforordningen og sikre beskyttelse af privatlivets fred og fysiske personers grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder
- Indhold
- Præambel
- Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser
- Databehandleren handler efter instruks
- Fortrolighed
- Behandlingssikkerhed
- Anvendelse af underdatabehandlere
- Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer
- Bistand til den dataansvarlige
- Underretning om brud på persondatasikkerheden
- Sletning og returnering af oplysninger
- Revision, herunder inspektion
- Parternes aftale om andre forhold
- Ikrafttræden og ophør
- Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren
Bilag A Oplysninger om behandlingen
Bilag B Underdatabehandlere
Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger
Bilag D Parternes regulering af andre forhold
2. Præambel
- Disse Bestemmelser fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.
- Disse bestemmelser er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen).
- I forbindelse med leveringen af Drift, support og hosting af SaaS og hjemmesider samt markedsføring heraf behandler databehandleren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestemmelser.
- Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne.
- Der hører fire bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmelserne.
- Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.
- Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og en liste af underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt brugen af.
- Bilag C indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandlerens behandling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren som minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.
- Bilag D indeholder bestemmelser vedrørende andre aktiviteter, som ikke er omfattet af Bestemmelserne.
- Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge parter.
- Disse Bestemmelser frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandleren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.
3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser
- Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes[1] nationale ret og disse Bestemmelser.
- Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger.
- Den dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlingsgrundlag for behandlingen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage.
4. Databehandleren handler efter instruks
- Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i bilag A og C. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvarlige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse Bestemmelser.
- Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.
5. Fortrolighed
- Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.
- Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.
6. Behandlingssikkerhed
- Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databehandleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici.
Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte:- Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger
- evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenester
- evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse
- en procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed.
- Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren – uafhængigt af den dataansvarlige – også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici.
- Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes overholdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel 32.
Hvis imødegåelse af de identificerede risici – efter den dataansvarliges vurdering – kræver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført, skal den dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres, i bilag C.
7. Anvendelse af underdatabehandlere
- Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler).
- Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af disse Bestemmelser uden forudgående generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.
- Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere med mindst 14 dages varsel og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer inden brugen af de(n) omhandlede underdatabehandler(e). Længere varsel for underretning i forbindelse med specifikke behandlingsaktiviteter kan angives i bilag B. Listen over underdatabehandlere, som den dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af bilag B.
- Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehandleren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.
Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som minimum overholder databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.
- Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarliges anmodning herom – i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.
- Databehandleren skal i sin aftale med underdatabehandleren indføje den dataansvarlige som begunstiget tredjemand i tilfælde af databehandlerens konkurs, således at den dataansvarlige kan indtræde i databehandlerens rettigheder og gøre dem gældende over for underdatabehandlere, som f.eks. gør den dataansvarlige i stand til at instruere underdatabehandleren i at slette eller tilbagelevere personoplysningerne.
- Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den dataansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandleren.
8. Overførsel til tredjeland eller internationale organisationer
- Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.
- Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt, skal databehandleren underrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.
- Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser:
- overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en international organisation
- overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland
- behandle personoplysningerne i et tredjeland
- Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er baseret på, skal angives i bilag C.6.
- Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Bestemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V.
9. Bistand til den dataansvarlige
- Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III.
Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:
- oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede
- oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede
- indsigtsretten
- retten til berigtigelse
- retten til sletning (”retten til at blive glemt”)
- retten til begrænsning af behandling
- underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling
- retten til dataportabilitet
- retten til indsigelse
- retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering
- I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 6.3., bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den dataansvarlige med:
- den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det, at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed på den dataansvarliges hjemsted, medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder
- den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder
- den dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en analyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en konsekvensanalyse)
- den dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndighed på den dataansvarliges hjemsted, inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen.
- Parterne skal i bilag C angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger, hvormed databehandleren skal bistå den dataansvarlige samt i hvilket omfang og udstrækning. Det gælder for de forpligtelser, der følger af Bestemmelse 9.1. og 9.2.
10. Underretning om brud på persondatasikkerheden
- Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.
- Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 72 timer efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.
- I overensstemmelse med Bestemmelse 9.2.a skal databehandleren bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed:
- karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger
- de sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden
- de foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.
- Parterne skal i bilag C angive den information, som databehandleren skal tilvejebringe i forbindelse med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed.
11. Sletning og returnering af oplysninger
- Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger, er databehandleren forpligtet til at slette alle personoplysninger, der er blevet behandlet på vegne af den dataansvarlige og bekræfte over for den dataansvarlig, at oplysningerne er slettet, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.
12. Revision, herunder inspektion
- Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.
- Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databehandleren og underdatabehandlere er nærmeret angivet i Bilag C.7. og C.8.
- Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivningen har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.
13. Parternes aftale om andre forhold
- Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestemmelser ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databeskyttelsesforordningen.
14. Ikrafttræden og ophør
- Bestemmelserne træder i kraft på datoen for begge parters underskrift heraf.
- Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil.
- Bestemmelserne er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger varer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne.
- Hvis levering af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger ophører, og personoplysningerne er slettet eller returneret til den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 11.1 og Bilag C.4, kan Bestemmelserne opsiges med skriftlig varsel af begge parter.
- Underskrift
Disse Bestemmelser skal anses som en integreret del af Hovedaftalen mellem parterne og er vedlagt Hovedaftalen som bilag.
Vedtagelsen af disse Bestemmelser skal derfor anses for at være sket ved indgåelsen af Hovedaftalen.
15. Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren
- Kontaktpersonen hos den dataansvarlige og databehandleren fremgår af Hovedaftalen.
- Parterne er forpligtet til løbende at orientere hinanden om ændringer vedrørende kontaktpersoner.
Bilag
Bilag A: Oplysninger om behandlingen
Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige
- Hosting af hjemmesider.
Vi hoster hjemmesider på vegne af kunden med det formål at præsentere og sælge kundens services online på Spiritworld Markedspladsen. Hertil er formålet at etablere kontakt mellem kunden og dennes potentielle klienter. Denne kontakt etableres gennem en booking, betaling eller tilkendegivelse af interesse i et tilbud eller gratis ydelse hos kunden.
- Booking- og klientsystem.
I forbindelse med henvendelser, booking eller henvendelse oprettes klienter i kundens Spiritworld konto. Hertil er formålet at skabe overblik over kundens forretning med dennes klienter. Dette gøres for at hjælpe kunden med at huske og planlægge med klienten, såsom kalenderbegivenheder, emails, reminders, kvitteringer, betalinger, anmeldelser og historisk klient overblik. - Betalingssystem
I forbindelse med betaling tages klienten igennem Stripe, der som direkte underleverandør til Kunden opsamler betaling og behandler oplysninger om kunden for at kunne føre en betaling fra klienten til kundens konto. - Marketing
Vi opsamler brugsdata og aktivitetsmønstre for at kunne analysere, forbedre og videreudvikle platformen samt målrette marketing og annoncering.
A.2. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen)
- Behandlingen foregår via Spiritworld Platformen, som stilles til rådighed for den enkelte kunde. Platformen fungerer som et system til anskaffelse og registrering af klienter for den enkelte kunde. Systemet har andre funktioner såsom at markedsføre kundens ydelser på Spiritworld Markedspladsen og andre eksterne kanaler, hjælpe kunden med at føre journal for dennes samhandlinger med klienten, samt at hjælpe kunden med at tage imod betalinger.
A.3. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede
- Almindelige personoplysninger
Email adresse
Navn
Besked
Identifikation til online betaling
Adresse
Telefonnummer
Cookie-ID
Session-ID
IP-adresse
Enheds-id
A.4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede
- Personer der har oprettet en profil og er tilknyttet kundens virksomhed på Spiritworld platformen.
- Personer der har kontaktet kunden gennem Spiritworld markedspladsen
A.5. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbegyndes efter disse Bestemmelsers ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed
- I samme tidsrum, som aftalen er gældende mellem parterne.
Bilag B: Underdatabehandlere
Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af følgende underdatabehandlere
NAVN | CVR | ADRESSE | BESKRIVELSE AF BEHANDLING | OVERFØRSEL TIL TREDJELAND SAMT GRUNDLAG |
Amazon Web Services (AWS) | DK39009323 | Lyskær 3C, 1. tv., 2730 Herlev, Danmark | Hosting af billeder og videoer. | Nej |
Slack Technologies Limited | IE558379 | Slack Technologies Limited Salesforce Tower 60 R801, North Dock, Dublin, Ireland | Aktivitets monitorering til drift og support. | Nej |
Google Cloud EMEA Limited | IE660412 | 70 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Ireland | Dataopsamling til analyse, statistik og markedsføring | Nej |
Vercel Inc. | C3840731 | 1046 KEARNY STREET SAN FRANCISCO CA 94133, United States | Hosting af hjemmesider – front-end. | Ja Overførselsgrundlag: SCC |
Heroku Inc. | US35548813 | 1 Market St Ste 300 San Francisco California 94105, United States | Hosting af API, services og data. | Ja Overførselsgrundlag: SCC |
Simply.com A/S | DK29412006 | Højvangen 4 8660 Skanderborg, Danmark | Sender og håndterer mails. | Nej |
Mongodb, Inc. | US106448042 | 1633 Broadway Fl 38 New York New York 10019, United States | Database behandling og opbevaring. | Ja Overførselsgrundlag: SCC |
Meta Platforms Ireland Limited | SC719039 | 4 Grand Canal Square Grand Canal Harbour Dublin 2 Dublin 66288, Ireland | Marketing og dataopsamling til brug i annoncerings- øjemed | Ja Overførselsgrundlag: SCC |
StripePaymentsLimited | IR513174 | 1 Grand CanalStreetLower,Grand CanalDock, Dublin,D02 H210 | Stripe is a payments processor thatworks with businesses to help themaccept payments through theirwebsites. For EasyPractice, this meanstaking payments from clients on behalfof practitioners. | Ja Overførselsgrundlag: SCC |
Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af ovennævnte underdatabehandlere for den beskrevne behandlingsaktivitet. Databehandleren må ikke – uden skriftligt at have underrettet den dataansvarlige – gøre brug af en underdatabehandler til en anden behandlingsaktivitet end den beskrevne og aftalte eller gøre brug af en anden underdatabehandler til denne behandlingsaktivitet.
- Varsel for godkendelse af underdatabehandlere
Den dataansvarlige har givet databehandleren sin forudgående generelle skriftlige godkendelse til tilføjelse eller erstatning af underdatabehandlere. Underretning om tilføjelse eller erstatning af underdatabehandler, skal være den dataansvarlige i hænde minimum 14 dage, før anvendelsen eller ændringen skal træde i kraft så vidt dette umiddelbart er muligt. Såfremt den dataansvarlige har indsigelser mod ændringerne, skal den dataansvarlige give databehandleren meddelelse herom inden ændringens varslede virkningstidspunkt. Den dataansvarlige kan alene gøre indsigelse, hvis den dataansvarlige har rimelige, konkrete årsager hertil.
Uanset ovenstående accepterer den dataansvarlige, at der kan være særlige tilfælde, hvor der kan opstå et konkret behov for, at ændringen vedrørende tilføjelse eller erstatning af underdatabehandlere sker med kortere varsel eller straks. I sådanne tilfælde vil databehandleren underrette den dataansvarlige om ændringen snarest muligt.
Hvis den dataansvarlige afslår, at der foretages ændringer vedrørende tilføjelse eller erstatning af underdatabehandlere, kan dette medføre, at databehandleren kan blive afskåret fra at opfylde tjenesterne. Hvis det er tilfældet accepterer den dataansvarlige, at manglende levering af tjenester ikke anses for en misligholdelse af en aftale. Databehandleren opretholder desuden sit krav på betaling for sådanne ydelser, uanset de ikke kan leveres til den dataansvarlige. Såfremt den dataansvarlige har rimelige og konkrete årsager til at gøre indsigelse mod brugen af en underdatabehandler, er den dataansvarlige berettiget til at opsige Hovedaftalen i relation til de aspekter af tjenesterne, der ikke kan leveres uden brugen af underdatabehandleren, som nærmere beskrevet i Bilag D.
Bilag C: Instruks vedrørende behandling af personoplysninger
- Behandlingens genstand/instruks
Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende:
- Hosting af hjemmesider.
- Booking- og klientsystem.
- Marketing.
- Behandlingssikkerhed
Sikkerhedsniveauet skal afspejle:
- Behandling af en stor mængde almindelige personoplysninger omfattet af databeskyttelsesforordningens artikel 6 om “Generelle personoplysninger” og i nogle tilfælde også følsomme personoplysninger omfattet af databeskyttelsesforordningens artikel 9, og et “passende” sikkerhedsniveau bør fastsættes i overensstemmelse hermed.
Databehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal gennemføres for at etableret det nødvendige (og aftalte) sikkerhedsniveau.
Databehandleren gennemfører passende sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte de overladte personoplysninger mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, tab, ændring, utilgængelighed, uautoriseret videregivelse af eller adgang til personoplysningerne. Databehandleren kan løbende ændre i gennemførte sikkerhedsforanstaltninger, idet ændringer i sikkerhedsforanstaltninger dog aldrig må føre til en forringelse af det aftalte sikkerhedsniveau.
Med henblik på at sikre et passende sikkerhedsniveau, skal den dataansvarlige stille den af den dataansvarlige foretagne konsekvensanalyse for den aftalte behandling til rådighed for databehandleren, og den dataansvarlige skal løbende ajourføre denne overfor databehandleren.
Databehandleren skal dog – under alle omstændigheder og som minimum – gennemføre følgende foranstaltninger, som er aftalt med den dataansvarlige:
Krav til pseudonymisering og kryptering af personoplysninger
Personhenførbare oplysninger anonymiseres i den data databehandleren har adgang til. Den dataansvarlige får ikke-anonymiseret personhenførbare oplysninger sendt gennem krypteret mail og gennem potentielle marketing kanaler og værktøjer.
Krav vedrørende beskyttelse af oplysninger under opbevaring
Oplysninger anonymiseres og beskyttet i den data databehandleren har adgang til. Data opbevares således anonymiseret for databehandler men ikke-anonymiseret for den dataansvarlige.
- Bistand til den dataansvarlige
Databehandleren skal så vidt muligt – inden for det nedenstående omfang og udstrækning – bistå den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 9.1 og 9.2 ved at gennemføre følgende tekniske og organisatoriske foranstaltninger:
Databehandleren er forpligtet til at bistå den dataansvarlige med at sikre overholdelse af forpligtelserne i medfør af databeskyttelsesforordningen art. 32-36. Dette er f.eks. forpligtelser til at iværksætte passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, at anmelde et sikkerhedsbrud til den kompetente tilsynsmyndighed, at underrette de registrerede i tilfælde af brud på persondatasikkerheden, mv.
Databehandleren er ansvarlig for at kontakte og kommunikere med underdatabehandlere på den dataansvarliges vegne i tilfælde af et sikkerhedsbrud. Herudover vil Databehandleren være til rådighed for den dataansvarlige med henblik på at opklare og udbedre og lave en handleplan ved eventuelle sikkerhedsbrud.
- Opbevaringsperiode/sletterutine
Ved ophør af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, skal databehandleren enten slette eller tilbagelevere personoplysningerne i overensstemmelse med bestemmelse 11.1.
- Lokalitet for behandling
Behandling af de af Bestemmelserne omfattede personoplysninger kan ikke uden den dataansvarliges forudgående skriftlige godkendelse ske på andre lokaliteter end følgende:
Grønnegade 77C, kl.3,
8000 Aarhus C,
Danmark
Samt databehandlerens og underdatabehandlerens nuværende og fremtidige lokationer. Ved underdatabehandleren forstås nuværende underdatabehandlere samt eventuelle tilføjelser eller erstatninger, under hensyntagen til betingelserne for den dataansvarliges godkendelse af underdatabehandleren som angivet i Bestemmelsernes punkt 7 og bilag B.
- Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande
Databehandleren må alene overføre personoplysninger til lande uden for EU eller EØS (et ”Tredjeland”) eller international organisation som beskrevet nedenfor.
- Generel godkendelse vedrørende overførsel af personoplysninger til sikre Tredjelande
Den dataansvarlige giver ved Bestemmelserne sin generelle og forudgående godkendelse (instruks) til, at databehandleren kan foretage overførsel af personoplysninger til tredjelande, hvis EU-Kommissionen har fastslået, at Tredjelandet/det relevante område/den relevante sektor har et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau. - Godkendelse af overførsel til specifikke modtagere af personoplysninger i tredjelande, når der er sikret fornødne garantier
Den dataansvarlige instruerer databehandleren til at overføre personoplysninger til Tredjelande ved anvendelsen af de angivne underdatabehandlere, hvor der foreligger overførsel af personoplysninger til Tredjelande som angivet i skemaet i Bilag B.2. Videre skal databehandleren være berettiget til at overføre personoplysninger til Tredjelande, når dette er påkrævet i henhold til den dataansvarliges handlinger.
Databehandleren er berettiget til at sikre det nødvendige overførselsgrundlag, f.eks. ved at anvende Standardkontraktbestemmelserne (”Standard Contractual Clauses” (SCC)) og derved indgå Standard Contractual Clauses med den relevante underdatabehandler. Den dataansvarlige skal i det omfang det er nødvendigt, bistå databehandleren med at sikre overførselsgrundlaget, herunder f.eks. Standard Contractual Clauses.
I tilfælde af at Europa-Kommissionen vedtager nye Standard Contractual Clauses efter aftaleindgåelsen, er databehandleren bemyndiget til at forny, opdatere og/eller bruge de til enhver tid gældende Standard Contractual Clauses.
Indholdet af disse bestemmelser skal ikke anses for at ændre indholdet af Standard Contractual Clauses.
Hvis den dataansvarlige ikke i disse Bestemmelser eller efterfølgende giver en dokumenteret instruks vedrørende overførsels af personoplysninger til et tredjeland, er databehandleren ikke berettiget til inden for rammerne af disse Bestemmelser at foretage sådanne overførsler.
- Procedurer for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med behandlingen af personoplysninger, som er overladt til databehandleren
Den dataansvarlige eller en repræsentant for den dataansvarlige har adgang til at foretage inspektioner, herunder fysiske inspektioner, med lokaliteterne hvorfra databehandleren foretager behandling af personoplysninger, herunder fysiske lokaliteter og systemer, der benyttes til eller i forbindelse med behandlingen. Sådanne inspektioner kan gennemføres, når den dataansvarlige finder det nødvendigt.
Den dataansvarliges eventuelle udgifter i forbindelse med en fysisk inspektion afholdes af den dataansvarlige selv. Databehandleren er dog forpligtet til at afsætte de ressourcer (hovedsageligt den tid), der er nødvendig(e) for, at den dataansvarlige kan gennemføre sin inspektion.
- Procedurer for revisioner, herunder inspektioner, med behandling af personoplysninger, som er overladt til underdatabehandlere
Databehandleren eller en repræsentant for databehandleren har adgang til at foretage inspektioner, herunder fysiske inspektioner, med lokaliteterne hvorfra underdatabehandleren foretager behandling af personoplysninger, herunder fysiske lokaliteter og systemer, der benyttes til eller i forbindelse med behandlingen. Sådanne inspektioner kan gennemføres, når databehandleren (eller den dataansvarlige) finder det nødvendigt.
Dokumentation for sådanne inspektioner fremsendes uden unødig forsinkelse til den dataansvarlige til orientering. Den dataansvarlige kan anfægte rammerne for og/eller metoden af inspektionen og kan i sådanne tilfælde anmode om gennemførelsen af en ny inspektion under andre rammer og/eller under anvendelse af anden metode.
Databehandlerens og underdatabehandlerens eventuelle udgifter i forbindelse med en fysisk inspektion af underdatabehandlerens lokaliteter er den dataansvarlige uvedkommende – uanset om den dataansvarlige har initieret og deltaget i en sådan inspektion.
Bilag D: Parternes regulering af andre forhold
- Generelt
I relation til databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige, har parterne aftalt regulering af andre forhold samt særregulering som nærmere angivet i dette bilag D.
I tilfælde af uoverensstemmelse mellem Bestemmelserne og bilag D, skal bilag D have forrang.
- Konsekvenser af den dataansvarliges ulovlige instruks
Den dataansvarlige er bekendt med, at databehandleren er afhængig af den dataansvarliges anvisninger om, i hvilket omfang databehandleren er berettiget til at anvende og behandle personoplysningerne på den dataansvarliges vegne.
Er den dataansvarliges instruks efter databehandlerens rimelige vurdering ulovlig, kan databehandleren ophøre med videre behandling end opbevaring, indtil den dataansvarlige afgiver supplerende instruks om, hvorvidt de behandlede personoplysninger på ny kan behandles lovligt eller om oplysningerne skal udleveres eller slettes. Databehandlerens ophør af behandlingen vil i sådanne tilfælde ikke kunne føre til databehandlerens misligholdelse af Bestemmelserne eller Hovedaftalen.
Databehandleren hæfter ikke for krav, som udspringer af databehandlerens handlinger eller undladelser, i det omfang disse handlinger eller undladelser er en direkte følge af en databehandlingsaktivitet udøvet i overensstemmelse med den dataansvarliges instrukser, og ifalder databehandleren ansvar eller sanktioner skal den dataansvarlige skadesløsholde databehandleren.
- Implementering af alternative sikkerhedsforanstaltninger
Databehandleren er berettiget til at implementere og opretholde alternative sikkerhedsforanstaltninger i forhold til de sikkerhedsforanstaltninger som fremgår af Bestemmelserne og bilag C.2, under forudsætning af at sådanne alternative sikkerhedsforanstaltninger som minimum giver samme sikkerhed som de aftalte sikkerhedsforanstaltninger.
- Anvendelse af underdatabehandler som leverer på standardvilkår
Hvis databehandleren anvender en underdatabehandler, som leverer sine ydelser på egne vilkår, som databehandleren ikke har mulighed for at aftale fravigelser til, gælder underdatabehandlerens vilkår for de behandlingsaktiviteter, der overlades til udførelse hos sådan underdatabehandler, dette uanset Bestemmelsernes punkt 7. Hvor der sker behandling på en underdatabehandlers vilkår, er der givet skriftlig meddelelse herom til den dataansvarlige. Ved Bestemmelserne giver den dataansvarlige sin accept af og instruks om, at sådanne konkrete behandlingsaktiviteter kan ske på en underdatabehandlers egne vilkår.
- Underretning om brud på persondatasikkerheden
Det er mellem parterne aftalt at Bestemmelsernes pkt. 10.2. erstattes med følgende ordlyd:
”Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal ske hurtigst muligt efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.”
Hvis det ikke er muligt for databehandleren at give oplysningerne samlet, kan oplysningerne meddeles trinvist uden unødig yderligere forsinkelse.
Databehandlerens meddelelse om brud på persondatasikkerheden udgør ikke en anerkendelse af skyld eller ansvar i forhold til et indtruffet brud på persondatasikkerheden.
- Den dataansvarliges indsigelse mod en underdatabehandler
Såfremt den dataansvarlige har indsigelse mod anvendelsen af en underdatabehandler, skal den dataansvarlige give databehandleren besked herom uden ugrundet ophold forinden ændringen træder kræft som beskrevet i bilag B.2. Den dataansvarlige kan alene gøre indsigelse mod ændringen, hvis den dataansvarlige har rimelige og konkrete grunde for indsigelsen.
Ved den dataansvarliges indsigelse accepterer den dataansvarlige samtidig, at databehandleren kan være forhindret i at levere hele eller dele af de aftalte tjenester. Sådan manglende opfyldelse udgør ikke misligholdelse. Databehandleren har fortsat krav på betaling for sådanne tjenester, uanset at de ikke kan leveres til den dataansvarlige. Imidlertid kan den dataansvarlige opsige Hovedaftalen med 30 dages skriftligt varsel til udgangen af en måned i relation til de aspekter af tjenesterne, der ikke kan leveres uden brugen af underdatabehandleren. Enhver forudbetalt betaling omfattende den resterende periode af Hovedaftalen efter udløbet af opsigelsesperioden vil blive refunderet til den dataansvarlige. Den dataansvarlige kan endvidere opsige hele Hovedaftalen med 30 dages skriftligt varsel til udgangen af en måned, hvis databehandleren er forhindret i at levere alle de aftalte tjenester i overensstemmelse med Hovedaftalen. Enhver forudbetalt betaling dækkende en periode efter udløbet af opsigelsesperioden vil blive refunderet til den dataansvarlige.
- Vederlag for databehandlerens bistand og ydelser
Databehandleren har krav på betaling efter medgået tid, samt databehandlerens øvrige direkte forbundne omkostninger herved, for bistand og ydelser, der udføres efter disse Bestemmelser. Bistanden og ydelserne kan omfatte, men er ikke begrænset til, de i Bestemmelse 9, 10, 12, C.3 og C.7 angivne ydelser, ændringer af instruksen, udlevering af personoplysninger, samarbejde med tilsynsmyndigheder mv.
Vederlaget opgøres på baggrund af den forbrugte arbejdstid og de aftalte timesatser i Hovedaftalen, og hvor der ikke er aftalt timesatser heri, da efter databehandlerens gældende timesatser samt med tillæg af eventuelt afholdte positive omkostninger, herunder også omkostninger der skal afholdes af databehandleren for underdatabehandleres bistand.
Fører databehandlerens bistand og/eller ydelser til krav om skærpelse af de sikkerhedsforanstaltninger, der skal iagttages i forhold til det aftalte i Hovedaftalen vedrørende leveringen af tjenesterne og Bilag C, gennemfører databehandleren, så vidt det er muligt, sådanne yderligere sikkerhedsforanstaltninger efter nærmere aftale med den dataansvarlige, forudsat databehandleren modtager betaling herfor. Databehandleren skal ydermere være berettiget til at modtage betaling for implementering af yderligere sikkerhedsforanstaltninger, såfremt den dataansvarliges krav eller databehandlerens løbende vurderinger fører til skærpelse af kravene til sikkerhedsforanstaltninger, i forhold til det aftalte. Databehandleren implementerer og gennemfører sådanne yderligere sikkerhedsforanstaltninger efter nærmere aftale med den dataansvarlige.
En part har uanset ovenstående ikke krav på betaling for bistand, ydelser eller implementering af ændringer i det omfang, sådan bistand, ydelser eller ændring er en direkte følge af partens egen misligholdelse af Bestemmelserne.